How to share Google Calendar

ในบล็อกของ poakpong.com เคยเขียนถึง application ของ google ไว้บางตัว(ที่ใช้งานบ่อย) คราวนี้มาว่าถึง app.  อีกตัวหนึ่งที่น่าสนใจ เหมาะสำหรับการทำตารางนัดหมายเพื่อเอาไว้เช็คข้อมูลโดยไม่ต้องใช้สมุดจด

Google Calendar เป็นตารางปฏิทินออนไลน์ สำหรับผู้ที่มี Gmail ก็เปิดใช้งานได้ทันที และถ้าจำไม่ผิด isriya.com และ blognone.com เคย review เอาไว้

คราวนี้มาเน้นเรื่องการแชร์ข้อมูลในปฏิทินของเราให้คนอื่น และวิธีเอาปฏิทินคนอื่นมาแสดงพร้อมกับข้อมูลของเรา (งงล่ะสิ) หรือเรียกอีกอย่างว่า แลกปฏิทินกันดู โดยไม่ต้องไปเปิดของคนอื่นนั้นเอง

แต่ก่อนจะถึงการแลกปฏิทินให้คนอื่นได้ดู อาจมีคนถามว่าถ้ามีความลับส่วนตัวล่ะจะทำอย่างไร ตรงนี้ ก็มีทางออกอยู่เช่นกันเพราะ  ในการที่เราจะแบ่งปฏิทินให้คนอื่นดูนั้น ต้องได้รับอนุญาตจากเจ้าของก่อน ถ้าไม่ยอมให้ดูใครก็ไม่สามารถเอาไปดูได้

ขั้นแรกเมื่อเราเปิดใช้งาน google calendar จะมีปฏิทินมาตรฐานของเราอยู่แล้วหนึ่งอัน ในส่วนนี้เราก็อาจจะบรรเลงข้อมูลตารางนัดหมาย ทั้งหมดของเราได้ทันที และค่าพื้นฐานในส่วนนี้จะปิดไม่ให้คนอื่นสามารถเอาปฏิทินของเราไปดู

calendar

แต่ถ้าเกิดอยากจัดให้เป็นระเบียบมากขึ้น  ก็สามารถเพิ่ม ปฏิทินเข้าไปได้อีก เพียงแค่คลิก [ + ] หลังข้อความ My Calendars ก็จะมีคำสั่ง Create New Calendar ขึ้นมาให้เราใส่ข้อมูล เช่น Calendar Name, Description, Location และอื่นๆ รวมทั้งกำหนดให้คนอื่นเอาปฏิทินของเราไปใช้ได้ด้วย (Share with everyone)

calendar

ตรงหัวข้อ Share with everyone: มีตัวเลือกให้เรา 3 ข้อคือ 1. Do not share with everyone <ไม่ให้คนอื่นดู> 2. Share all informatoin on this calendar with everyone <แสดงข้อมูลทั้งหมดในปฏิทินนี้> และ 3. Share only my free / busy information (hide details) <แสดงข้อมูลบางส่วนและซ่อนรายละเอียด>

ในส่วนนี้ถ้าจะแบ่งข้อมูลให้คนอื่นได้แนะนำให้เลือกข้อที่ 2

และหลังจากเราเพิ่มปฏิทินแล้วเรายังสามารถกำหนดสี เพื่อป้องกันการสับสนได้อีกด้วย

calendar

เมื่อเราตั้งค่าต่างๆ เรียบร้อยแล้ว การบันทึกข้อมูลลงในปฏิทินก็แสนจะง่ายดาย เพียงแค่เราคลิกลงในช่วงเวลาของวันใดวันหนึ่ง (ในแบบ Week) หรือคลิกที่วันที่ (ในแบบ Month) ก็จะมีช่องข้อความให้เรากรอกหัวข้อ และให้เลือกว่าจะอยู่ในปฏิทินอันไหน การบันทึกแบบนี้จะเป็นการบันทีกแบบทั้งวันไม่ได้กำหนดเวลา (All day)

calendar

แต่ถ้าเราจะใส่รายละเอียดของข้อมูลก็เลือกที่ edit event detail หรือเลือกจากเมนู create event on this calendar ในส่วนนี้เราสามารถใส่รายละเอียดได้เยอะขึ้น รวมทั้งสามารถกำหนดช่วงเวลาได้ด้วย

calendar

เมื่อเราบันทึกเสร็จ ก็จะปรากฎในหน้าของปฏิทิน ถ้าสังเกตภาพด้านล่างจะเห็นข้อแตกต่างระหว่าง ข้อความที่ไม่ได้กำหนดช่วงเวลา จะมีพื้นสี แต่ถ้ากำหนดเวลาจะเป็นพื้นขาว และหากเราบันทึกผิดวันหรือมีการเปลี่ยนแปลงเราสามารถทำการลากย้ายวันได้เลยไม่ต้อง edit ให้ยุ่งยาก

calendar

เอาล่ะ ตอนนี้มาถึงขั้นตอนการเอา ปฏิทินของคนอื่นมาดูรวมกับปฏิทินของเราแล้ว ขึ้นตอนไม่ยากเพียงแค่ คนที่เราจะขอปฏิทินเข้ามาดู เจ้าของปฏิทินนั้นจะต้องยอมให้คนอื่นได้ดูปฏิทินได้ (หมายถึงเลือก Share with everyone: เป็น Share all informatoin on this calendar with everyone หรือ Share only my free / busy information (hide details))

วิธีการเอาปฏิทินของคนอื่นมาก็เพียงแค่ พิมพ์อีเมลของคนที่เราต้องการดึงปฏิทินมาดูในช่องด้านล่าง Other Calendars

calendar

และถ้าเราใส่อีเมลไม่ผิด ก็จะมีปฏิทินของเพื่อนเราแสดงขึ้นมาทันที โดยเราสามารถทำอย่างนี้ได้หลายๆ กัน และเลือกจะให้แสดงผลพร้อมกันหรือไม่ก็ได้ เพียงแค่คลิกเครื่องหมายถูกด้านหน้าชื่อปฏิทินเท่านั้นเอง

calendar